電話を、取りこぼさない
手が離せないとき、担当者が不在のとき、営業時間の外。これまで取れなかった電話にも、まず応答がある状態をつくります。
AI TEL OPERATOR — AI電話受付
電話を、業務の入口にする。
電話はいちばん古い連絡手段で、いまも多くの仕事がそこから始まります。AI TEL Operatorは、その電話を自動応答で終わらせず、用件を理解して必要な業務へつなぐAI Agentです。HillsJapanは研究開発を続けながら、企業ごとの業務に合わせて個別に開発・導入支援を行っています。
What Changes
電話まわりで、何が変わるか。
仕組みの名前より、日々の仕事がどう変わるかが先だと考えています。業務に合わせて設計するとき、私たちが軸に置くのは次の4つです。
内容を、理解する
「誰から」「何の用件で」「どれくらい急ぐのか」。録音を聞き直さなくても要点が読める形で残るように設計します。
必要な仕事に、つなぐ
受けて終わりにしません。折り返し、見積、予約、担当への引き継ぎ。電話を、次の業務の起点として扱います。
判断すべきところは、人へ戻す
AIが勝手に約束しません。金額、日程、条件など、責任を伴う判断は人が確認してから進みます。
Not Just Answering
受けて終わり、にしない。
電話の自動応答だけなら、取りこぼしは減っても仕事は減りません。要点が整理され、次の作業へ渡り、判断が人に残ってはじめて、電話は業務の入口になります。
STEP 01
受ける
かかってきた電話に応答し、用件を聞き取ります。
STEP 02
整理する
要点を、人がそのまま読める形に整えます。
STEP 03
振り分ける
急ぎのもの、担当者が要るもの、定型で返せるものを分けます。
STEP 04
人が決める
Human Approval。約束ごとは人が確認してから返します。
STEP 05
業務へ渡す
確認された内容を、次の作業や記録へつなぎます。
Situations
こうした状況を想定しています。
以下はいずれも想定であり、導入実績や成果を示すものではありません。あてはまる部分があれば、そこから話を始められます。
一次受付が追いつかない
少人数で電話と現場を兼ねていて、鳴っている電話に出られないことがある。
同じ問い合わせが繰り返される
場所、受付可否、手続きの流れなど、決まった内容の説明に時間が取られている。
引き継ぎで内容が落ちる
メモの粒度が人によって違い、折り返しの時点で用件が曖昧になっている。
記録が業務につながっていない
電話の内容が、その後の受注管理や社内管理の作業と切れてしまっている。
Operating Conditions
扱う情報に合わせて、置き場所を選ぶ。
電話の内容には、社外に出したくない情報が含まれることがあります。機密性、応答の速さ、費用、常時動かし続けられるかといった条件から、Local LLM・Cloud LLM・その組み合わせを選びます。
構成を先に決めるのではなく、扱う情報と運用の条件から決めます。考え方は技術・研究開発のページにまとめています。
R&D + Implementation
研究開発と、導入支援。
AI TEL Operatorは、HillsJapanが研究開発を続けているAI Agentです。そして同時に、企業ごとの業務に合わせて個別に開発し、導入まで支援する対象でもあります。
棚から出してそのまま入る汎用パッケージではありません。電話の受け方も、つなぐ先の業務も会社ごとに違うため、どこまでを任せ、どこから人が判断するかを一緒に決めるところから始めます。実際の電話でどう応答するかは、デモとして公開しています。
対応できる範囲、必要な準備、進め方は業務の内容によって変わります。具体的な可否は個別にご確認ください。